С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при перевозке грузов наёмным автотранспортом должны оформляться в электронном виде. Для поставщиков и покупателей стройматериалов это не просто замена бумаги: меняется вся цепочка оформления — от погрузки и выезда машины до приёмки груза на складе или строительном объекте.
Производители и транспортные компании уже направляют партнёрам новые регламенты и предлагают провести тестовые рейсы. В начале августа такой порядок партнёрам направило и АО «МАПЕИ»: компания предложила заранее проверить всю цепочку подписания — от погрузки до приёмки груза.
На первый взгляд реформа выглядит просто: бумажную транспортную накладную заменяет электронная. На практике документ нельзя будет закрыть одной подписью водителя на объекте. В обмене участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, а каждый из них подписывает свою часть через аккредитованного оператора.
Главное правило: значение имеет не вес груза и не размер автомобиля, а наличие договора перевозки. Если для доставки нанят перевозчик, ЭТрН нужна и для двадцатитонной фуры, и для двух мешков смеси в «Газели».
Что именно становится обязательным
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает с 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат для транспортных накладных, заказов и заявок на автомобильную перевозку, ряда экспедиторских документов, а также железнодорожных и авиационных грузовых накладных.
Для обычной поставки стройматериалов ключевой документ — электронная транспортная накладная, или ЭТрН. Она подтверждает заключение и исполнение договора перевозки. Компания выбирает аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов — ИС ЭПД, работает в его веб-кабинете, мобильном приложении или модуле 1С, а оператор передаёт данные в государственную систему ГИС ЭПД.
ЭТрН не заменяет УПД, товарную накладную или счёт-фактуру. УПД подтверждает передачу товара и расчёты по поставке, а ЭТрН — перевозку груза. В одной отгрузке могут одновременно использоваться оба документа.
Когда ЭТрН нужна, а когда нет
Размер партии не является критерием. Определяющий вопрос — выполняется ли перевозка по договору с перевозчиком.
| Сценарий | Нужна ли ЭТрН | Почему |
|---|---|---|
| Доставка наёмной машиной | Да | Есть договор перевозки, независимо от тоннажа, расстояния и стоимости груза. |
| Две коробки или два мешка через перевозчика | Да | Для малых партий отдельного освобождения нет. |
| Покупатель забрал товар собственным автомобилем | Обычно нет | Нет отдельного договора перевозки: компания везёт свой груз для собственных нужд. |
| Поставщик везёт товар своим транспортом | Как правило, нет | Если продавец доставляет товар собственным транспортом без привлечения стороннего перевозчика и без отдельного договора перевозки, транспортная накладная обычно не требуется. Условия договора поставки нужно проверить заранее. |
| Одна машина — несколько адресов выгрузки | Несколько ЭТрН | Для каждой самостоятельной партии груза и каждого грузополучателя оформляется отдельная ЭТрН. |
Новый закон не создаёт транспортную накладную там, где её не было по существу. Он переводит в обязательный электронный формат те перевозки, которые должны оформляться транспортной накладной.
Как проходит одна перевозка: Т1, Т2, QR, Т3 и Т4
Четыре основных титула подписывают три участника перевозки. QR-код — средство проверки, а не отдельная подпись покупателя.
| Этап | Кто действует | Что происходит |
|---|---|---|
| Т1 | Грузоотправитель | До отправления заполняет сведения о грузе, участниках, адресах, водителе и автомобиле и подписывает документ. |
| Т2 | Перевозчик | После погрузки подтверждает приём груза к перевозке. Когда Т1 и Т2 приняты ГИС ЭПД, становятся доступны сведения для формирования QR-кода. |
| QR | Водитель | Получает код в приложении или от логиста и предъявляет инспектору при проверке. Покупатель QR-код не подписывает. |
| Т3 | Грузополучатель | После выгрузки подтверждает получение, количество и состояние груза, при необходимости фиксирует замечания. |
| Т4 | Перевозчик | Подтверждает выдачу груза. После этого основная цепочка ЭТрН завершена. |
Каждый участник подписывает свои файлы обмена. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель использует квалифицированную электронную подпись. Если документ подписывает логист, кладовщик или другой сотрудник, ему нужны КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность — МЧД.
Надо ли водителю отправлять QR-код грузополучателю
Нет. Частое опасение выглядит так: водитель приезжает на объект, присылает покупателю QR-код, а тот должен где-то его подписать. В действительности QR-код нужен водителю для подтверждения рейса при проверке. Грузополучатель работает не с QR-кодом, а со своим титулом Т3 в системе оператора.
Водитель может участвовать в обмене через мобильное приложение и, в зависимости от схемы перевозчика и оператора, использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Порядок последующего заверения файла определяет выбранное решение ИС ЭПД. Если приложение не используется, логист может заранее передать водителю сформированный QR-код. Получатель в любом случае подписывает не QR-код, а свой Т3.
Прямая поставка с завода на строительный объект
Для торговли стройматериалами это самый сложный сценарий. Покупателем по договору поставки может быть одна организация, плательщиком — она же, а фактически принимать груз на объекте будет подрядчик, заказчик строительства или обособленное подразделение в другом регионе.
Покупатель товара, заказчик перевозки и грузополучатель могут быть разными участниками. Роли нужно определить до выезда машины.
В ЭТрН важно указывать не привычные названия из счёта, а фактические роли в перевозке:
- грузоотправитель — лицо, которое предъявляет груз к перевозке и отвечает за сведения в Т1;
- перевозчик — организация или ИП, принявшие обязанность доставить груз;
- грузополучатель — лицо, которое фактически принимает груз и подписывает Т3;
- заказчик перевозки — тот, кто заказал транспорт; он не обязательно является грузополучателем.
Главный риск прямой доставки: машина уже на объекте, но организация, указанная грузополучателем, не подключена к транспортному ЭДО либо на месте нет сотрудника с КЭП и МЧД. Груз можно физически выгрузить, но титул Т3 останется неподписанным, а перевозка — незакрытой.
До отправления нужно определить не только адрес стройплощадки, но и конкретное юридическое лицо, которое примет груз. Если перепродавец не получает товар физически, он не становится автоматически грузополучателем только потому, что указан покупателем в счёте. И наоборот: сотрудник на объекте не может подписать Т3 от имени другой организации без полномочий.
Три типовых сценария
- Поставщик организует доставку. До погрузки стороны определяют грузоотправителя и фактического грузополучателя. Перевозчик подписывает Т2, получатель на объекте — Т3.
- Покупатель заказывает самовывоз у перевозчика. ЭТрН должна быть создана до отъезда автомобиля. Кто именно формирует и подписывает Т1, закрепляют в договоре и регламенте с погрузочной площадкой; одной бумажной доверенности водителю недостаточно.
- Покупатель забирает материал собственным автомобилем. Если отдельного договора перевозки нет и компания везёт свой груз для своих нужд, ЭТрН обычно не требуется.
Что делать, если покупатель «не работает в ЭДО»
Обычный бухгалтерский ЭДО и транспортный ЭДО — не одно и то же. Для ЭТрН нужен сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД. При этом всем участникам не обязательно выбирать одного оператора: системы могут обмениваться документами через роуминг.
Но полностью остаться вне электронного обмена при наёмной перевозке не получится. Даже компания, которая только получает грузы и никогда не заказывает транспорт, должна иметь возможность получить ЭТрН и подписать Т3. ФНС указывает, что к транспортному ЭДО должны быть подключены все участники цепочки: отправитель, перевозчик и получатель.
Практическое решение для небольшого получателя: не обязательно внедрять сложную интеграцию с 1С. Можно использовать веб-кабинет оператора, назначить одного-двух ответственных сотрудников, оформить им КЭП и МЧД и принимать входящие ЭТрН.
Что делать при изменениях в рейсе
Новая ЭТрН не нужна каждый раз, когда по дороге что-то изменилось. Для типовых ситуаций предусмотрены дополнительные файлы обмена:
- изменился адрес или грузополучатель — переадресовка (Т7): изменение инициирует грузоотправитель, после чего перевозчик формирует и подтверждает предусмотренные правилами сведения; сделать это нужно до оформления Т3;
- заменили водителя или автомобиль — Т8: сведения оформляет перевозчик после Т2 и до Т3;
- изменилась итоговая стоимость перевозки — Т5 и Т6: после завершения рейса перевозчик указывает новую сумму в Т5, а грузоотправитель подтверждает её в Т6;
- частичная приёмка, недостача или повреждение: грузополучатель фиксирует фактически принятый груз и замечания в Т3; при необходимости оформляются сопутствующие акты;
- перевозка сорвалась: уже переданные в ГИС ЭПД файлы нельзя просто удалить. Порядок прекращения перевозки нужно согласовать с оператором и контрагентами и оформить документально.
Когда транспортная накладная оформляется на бумаге
Бумага остаётся специальным исключением, а не альтернативой «по желанию сторон». Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 устанавливает восемь случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе:
- перевозка грузов военного назначения, когда Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем;
- грузоотправителем или грузополучателем является иностранное лицо, подпадающее под условия приказа;
- каботажная перевозка иностранным перевозчиком, зарегистрированным в государстве ЕАЭС;
- перевозка для личных, семейных или домашних нужд физического лица, не связанная с предпринимательской деятельностью;
- технический сбой у участника обмена или оператора ИС ЭПД, зафиксированный государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;
- отсутствие доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из установленного правительством перечня;
- грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
- перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Кратковременная потеря мобильной связи у водителя в пути сама по себе не означает автоматического перехода на бумагу. QR-код можно заранее сохранить на устройстве. Если компания применяет бумажное исключение, основание должно соответствовать приказу № 262 и быть подтверждено.
Как подготовиться до 1 сентября
- Определить все сценарии поставок: доставка поставщиком, самовывоз наёмной машиной, собственный транспорт, прямые отгрузки на объекты, сборные грузы.
- Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД. Актуальный перечень и сведения о роуминге публикует ФНС России.
- Назначить ответственных за Т1 и Т3, предусмотреть резерв на время отпуска и понятную схему работы склада.
- Проверить КЭП и оформить МЧД. Подпись сотрудника без подтверждённых полномочий не решает задачу.
- Собрать идентификаторы ЭПД контрагентов: отправителей, перевозчиков, постоянных получателей и объектов.
- Обновить договоры и заявки: закрепить роли, срок предоставления данных, порядок подписания титулов и действия при отказе получателя от ЭДО.
- Провести тестовые рейсы в августе: доставка на склад, самовывоз наёмным транспортом и прямая поставка на объект.
Что потребуется от покупателей стройматериалов
Если заказ доставляется наёмным транспортом, до отгрузки поставщику понадобятся:
- полное наименование и ИНН фактического грузополучателя;
- точный адрес выгрузки;
- идентификатор участника ЭПД и наименование оператора;
- контакт ответственного за приёмку и подписание Т3;
- заранее согласованный порядок действий при переадресации, недостаче или отказе в приёмке.
Для самовывоза нужно сразу сообщить, кто приедет за грузом: собственный автомобиль покупателя или наёмный перевозчик. От этого зависит, требуется ли ЭТрН и кто должен подготовить её до погрузки.
Коротко: ответы на основные вопросы
Нужно ли покупателю подписывать QR-код водителя?
Нет. QR-код позволяет предъявить сведения из ЭТрН инспектору при проверке. Грузополучатель отдельно подписывает титул Т3 в системе своего оператора.
Покупатель не подключён к ЭДО. Можно принять груз по бумаге?
При обычной наёмной перевозке — нет. Бумажная транспортная накладная применяется только в случаях, прямо перечисленных в приказе Минтранса № 262. В остальных ситуациях грузополучателю нужно подключиться к оператору ИС ЭПД и подписать Т3.
Если со склада отгружают всего два мешка, ЭТрН тоже нужна?
Если два мешка везёт наёмный перевозчик — да: освобождения по весу или размеру партии нет. Если покупатель забирает их собственным автомобилем и договора перевозки нет, ЭТрН обычно не требуется.
Нужно ли всем работать в одной системе?
Нет. Участники могут выбрать разных аккредитованных операторов, если между ними настроен роуминг. Совместимость лучше проверить до первого рейса.
Надо ли печатать дубликат ЭТрН?
Нет, обязательного бумажного дубля электронной накладной нет. В случаях из приказа № 262 транспортная накладная изначально оформляется на бумажном носителе.
Кто подписывает Т3 при доставке прямо на объект?
Юридическое лицо или ИП, указанные грузополучателем: руководитель или ИП подписывает Т3 своей КЭП, а сотрудник — КЭП физического лица с МЧД. Покупатель по счёту и грузополучатель в ЭТрН могут быть разными лицами.
Источники
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
- Постановление Правительства РФ от 21.04.2026 № 446 — правила электронного обмена грузовыми накладными.
- Приказ ФНС России от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@ — формат и форма электронной транспортной накладной.
- Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — случаи оформления автомобильных перевозочных документов на бумаге.
- ФНС России: обязательный транспортный ЭДО.
- ФНС России: операторы ИС ЭПД и сведения о роуминге.
- Академия ATI.SU: практические сценарии работы с ЭТрН.
Материал подготовлен по состоянию на 11 августа 2026 года. Конкретные роли участников и порядок оформления зависят от условий договора поставки, перевозки и транспортной экспедиции.
